ZARZĄDZENIE Nr 52/2003
BURMISTRZA MIASTA I GMINY
w JUTROSINIE
z dnia 14 listopada 2003 roku
w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Jutrosinie
Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym tekst jednolity (Dz.U. z 2001 roku, Nr 142 poz. 1591, oraz z 2002 r., Nr 23 poz. 220, Nr 62 poz. 558 i Nr 113 poz. 984) n a d a j ę:
REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU MIASTA I GMINY W JUTROSINIE
Rozdział I.
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy w Jutrosinie zwany dalej Regulaminem, określa:
1) zakres działania i zadania Urzędu Miasta i Gminy w Jutrosinie zwanego dalej Urzędem,
2) organizację Urzędu,
3) zasady funkcjonowania Urzędu,
4) zakres działania kierownictwa Urzędu oraz zakresy spraw załatwianych przez wewnętrzne komórki organizacyjne.
§ 2
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1) Mieście i Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Jutrosin,
2) Radzie – należy przez to rozumieć odpowiednio Radę Miejską w Jutrosinie,
3) Burmistrzu, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku Urzędu Stanu Cywilnego – należy przez to rozumieć odpowiednio: Burmistrza Gminy Jutrosin, Sekretarza Gminy Jutrosin, Skarbnika Gminy Jutrosin oraz Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Jutrosinie.
§ 3
1. Urząd jest jednostką budżetową Gminy.
2. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.
3. Siedzibą Urzędu jest miasto Jutrosin, ul. Rynek 26.
§ 4
1. Urząd jest czynny w następujących dniach i godzinach:
- w poniedziałki od godz. 8.00 do 16.00
- wtorki, środy, czwartki i piątki od godz. 7.30 do 15.30.
2. Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów także w niedziele, święta i dni powszednie wolne od pracy w ustalonych wcześniej terminach.
Rozdział II.
ZAKRES DZIAŁANIA I ZADANIA URZĘDU
§ 5
1. Urząd stanowi aparat pomocniczy Burmistrza, Rady i jej komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy:
2. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Gminie:
a) zadań własnych,
b) zadań zleconych,
c) zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej (zadań powierzonych)
d) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia międzygminnego,
e) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia komunalnego zawartego z powiatem, które nie zostały powierzone gminnym jednostkom organizacyjnym, związkom komunalnym lub przekazane innym podmiotom na podstawie umów.
§ 6
1. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy, w wykonywaniu ich zadań i kompetencji.
2. W szczególności do zadań Urzędu należy:
a) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy Gminy,
b) wykonywanie – na podstawie udzielonych upoważnień – czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań Gminy,
c) zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków,
d) przygotowywanie uchwalenia i wykonywania budżetu Gminy, oraz zadań i obowiązków wynikających z innych aktów prawnych w tym organów Gminy,
e) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał organów Gminy,
f) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady, posiedzeń jej komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy,
g) prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu,
h) wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności:
- przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,
- prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,
- przechowywanie akt,
- przekazywanie akt do archiwów,
- realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy – zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.
Rozdział III.
ORGANIZACJA URZĘDU
§ 7
W skład Urzędu wchodzą następujące referaty, jednostki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy:
1. Referat Finansowy (FN).
2. Urząd Stanu Cywilnego USC).
3. Stanowisko d/s ogólnych, kadrowych i BHP (OR).
4. Stanowisko d/s obsługi organów Gminy i kancelaryjnych (RG).
5. Stanowisko d/s budownictwa, planowania przestrzennego i inwestycji (BPiI).
6. Stanowisko d/s gospodarki komunalnej i mieszkaniowej oraz drogownictwa (GKiM).
7. Stanowisko d/s rolnictwa, ochrony środowiska i zamówień publicznych (RiOŚ).
8. Stanowisko d/s gospodarki nieruchomościami i melioracji (GNiM).
9. Stanowisko d/s społeczno obywatelskich i Ochrony Przeciwpożarowej (SOiP)
10. Stanowisko d/s oświaty, zdrowia, kultury i ewidencji działalności gospodarczej (OZKiDG).
11. Stanowisko d/s obronnych i ochrony informacji niejawnych (OCiOIN).
§ 8
1. Referat Finansowy dzieli się na stanowiska pracy.
2. Podziału Referatu Finansowego na stanowiska pracy dokonuje Burmistrz w drodze Zarządzenia.
3. Pracą Referatu Finansowego kieruje Skarbnik, który organizuje jego pracę oraz kontroluje wykonanie zadań realizowanych przez poszczególnych pracowników. Skarbnik ponosi odpowiedzialność służbową za funkcjonowanie Referatu przed Burmistrzem.
§ 9
Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu.
Rozdział IV
ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU
§ 10
Urząd działa według następujących zasad:
1) praworządności,
2) służebności wobec społeczności lokalnej,
3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
4) jednoosobowego kierownictwa,
5) planowania pracy,
6) kontroli wewnętrznej,
7) podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu i poszczególne komórki organizacyjne
8) wzajemnego współdziałania.
§ 11
Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu, działają na podstawie i w granicach przepisów prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.
§ 12
Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań Urzędu i swoich obowiązków są obowiązani służyć Gminie i Państwu.
§ 13
1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny, z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.
2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi Ustawy o zamówieniach publicznych.
§ 14
1. Jednoosobowe kierownictwo zasadza się na jednolitości poleceniodawstwa i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
2. Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy , Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem za realizację swoich zadań.
3. Kierownik Referatu Finansowego jest bezpośrednim przełożonym podległych mu pracowników i sprawuje nad nimi nadzór.
4. Pracownicy na poszczególnych samodzielnych stanowiskach pracy podlegają bezpośrednio Burmistrzowi.
5. Zasady podpisywania pism przez Burmistrza określa załącznik nr 2 do Regulaminu.
§ 15
1. Urząd działa zgodnie z rocznym planem pracy.
2. Szczegółowe zasady planowania pracy w Urzędzie określa załącznik nr 3 do Regulaminu.
§ 16
1. W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu przez Referat Finansowy, poszczególne komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy.
2. Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie określa załącznik nr 4 do Regulaminu.
§ 17
1. Referat Finansowy, komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej.
2. Referat Finansowy, komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy są zobowiązane do współdziałania, w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji.
Rozdział V.
ZAKRESY ZADAŃ BURMISTRZA,
SEKRETARZA GMINY I SKARBNIKA GMINY
§ 18
Do zakresu zadań Burmistrza należy w szczególności:
1) reprezentowanie Urzędu na zewnątrz,
2) prowadzenie bieżących spraw Gminy,
3) podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności,
4) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu,
5) zapewnienie przestrzegania prawa przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu oraz jego pracowników,
6) okresowe zwoływanie narad z pracownikami Urzędu,
7) koordynowanie działalności komórek organizacyjnych Urzędu oraz organizowanie ich współpracy,
8) rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w szczególności dotyczącymi podziału zadań,
9) udzielenie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, o ile Statut Gminy nie stanowi inaczej,
10) czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu,
11) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy,
12) upoważnianie pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,
13) przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym od Przewodniczącego Rady Gminy oraz pracowników samorządowych upoważnionych przez Burmistrza do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych,
14) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Burmistrza przez przepisy prawa, Regulamin oraz uchwały Rady.
§ 19
Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu a w szczególności:
1) opracowywanie projektów zmian Regulaminu,
2) opracowywanie projektów podziału referatu na stanowiska pracy,
3) opracowywanie zakresów czynności na stanowiskach pracy,
4) nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr,
5) przedkładanie Burmistrzowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu,
6) nadzór nad przygotowywaniem projektów uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza,
7) wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników bezpośrednio mu podległych,
8) koordynacja i nadzór nad pracami remontowymi w Urzędzie i zakupem środków trwałych,
9) koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami i spisami,
10) wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.
§ 20
Do zadań Skarbnika należy:
1) wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości,
2) kierowanie pracą Referatu Finansowego,
3) nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu gminy,
4) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych i udzielanie innym osobom do dokonywania kontrasygnaty,
5) współdziałanie w opracowaniu budżetu,
6) współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej,
7) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Burmistrza.
Rozdział VI.
ZADANIA WSPÓLNE REFERATU FINANSOWEGO, KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH I SAMODZIELNYCH STANOWISK PRACY
§ 21
Do wspólnych zadań Referatu, komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy należy przygotowanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby organów Gminy, a w szczególności:
a) prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
b) pomoc Radzie, właściwym rzeczowo komisjom Rady, Burmistrzowi i jednostkom pomocniczym Gminy w wykonaniu ich zadań,
c) współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowywania projektu budżetu Gminy,
d) przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań,
e) przechowywanie akt,
f) stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt,
g) stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt,
h) prowadzenie rejestru przyjmowanych podań kierowanych przez obywateli do innych organów,
i) usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy,
j) wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Burmistrza.
Rozdział VII
PODSTAWOWE ZAKRESY DZIAŁANIA REFERATU, KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH ORAZ SAMODZIELNYCH STANOWISK PRACY W URZĘDZIE
§ 22
Do zadań Referatu Finansowego należy:
1) przygotowywania materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu Gminy oraz podjęcia uchwały w sprawie absolutorium dla Burmistrza,
2) udzielanie pomocy Burmistrzowi w wykonywaniu budżetu Gminy,
3) zapewnianie obsługi finansowo – księgowej i kasowej Urzędu,
4) uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu Gminy,
5) przygotowywanie materiałów niezbędnych do wykonania obowiązków z zakresu sprawozdawczości ,
6) sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych,
7) prowadzenie ewidencji mienia komunalnego,
8) prowadzenie ksiąg rachunkowych,
9) rozliczanie inwentaryzacji,
10) dokonywanie wyceny aktywów oraz pasywów i ustalanie wyniku finansowego,
11) przygotowywanie sprawozdań finansowych,
12) dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
13) prowadzenie spraw związanych z wymiarem i poborem podatków i opłat lokalnych, podatku rolnego i leśnego oraz innych podatków i opłat pozostających w zakresie właściwości Gminy.
§ 23
Do zadań i kompetencji Urzędu Stanu Cywilnego należy:
1) prowadzenie akt stanu cywilnego na podstawie przepisów o aktach stanu cywilnego oraz kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, a w szczególności dotyczące narodzin, małżeństwa oraz zgonu obywateli,
2) przyjmowanie oświadczeń woli o wstąpieniu w związek małżeński,
3) wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość,
4) prowadzenie ksiąg stanu cywilnego,
5) prowadzenie spraw wynikających z przepisów prawa o stowarzyszeniach, zgromadzeniach, zbiórkach publicznych, przeciwdziałania alkoholizmowi i narkomanii,
6) wykonywanie zadań wynikających z Konkordatu.
§ 24
Do zadań stanowiska ds. ogólnych, kadrowych i BHP należy:
1) zapewnienie sprawnego funkcjonowania i organizacji pracy Urzędu,
2) koordynacja pracy w Urzędzie oraz rozpatrywanie sporów kompentacyjnych między komórkami,
3) nadzór nad rozpatrywaniem skarg i wniosków obywateli oraz interpelacji i wniosków radnych,
4) gospodarowanie funduszem płac Urzędu,
5) prowadzenie spraw kadrowych i osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
6) nadzór nad wykonywaniem uchwał organów Gminy,
7) obsługa techniczno-biurowa spraw organizacyjnych i prowadzonych przez Burmistrza Miasta i Gminy ,
8) prowadzenie dokumentacji pism przychodzących, wychodzących oraz poufnych,
9) prowadzenie dokumentacji BHP ,
10) prowadzenie rejestru pieczęci urzędowych oraz nadzór nad ich przechowywaniem,
11) prowadzenie magazynu materiałów biurowych, zaopatrywanie Urzędu w materiały biurowe, kancelaryjne i pieczęcie,
12) obsługiwanie łącznic telefonicznych ,radiowych i prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,
13) prowadzenie archiwum zakładowego,
14) prowadzenie i aktualizacja Biuletynu Informacji Publicznej.
§ 25
Do stanowiska ds. Obsługi organów gminy i kancelaryjnych należy:
1) prowadzenie kancelarii Urzędu,
2) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
3) prowadzenie ewidencji korespondencji,
4) prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków, petycji oraz innych pism wpływających do Urzędu,
5) przygotowanie we współpracy z właściwymi merytorycznie Komisjami i komórkami organizacyjnymi Urzędu materiałów dotyczących projektów uchwał rady i jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenie i obrady tych organów,
6) przechowywanie uchwał podejmowanych przez Radę i jej komisje,
7) przekazywanie – korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,
8) przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji,
9) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady, jej komisji i Burmistrza,
10) protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań,
11) prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń i innych postanowień Rady i jej komisji,
12) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
13) organizowanie szkoleń radnych.
§ 26
Do kompetencji i zadań stanowiska pracy ds. budownictwa, planowania przestrzennego i inwestycji należy:
1) sprawowanie ogólnego nadzoru urbanistyczno – architektonicznego i budowlanego,
2) realizacja zadań związanych z wydawaniem decyzji lokalizacyjnych,
3) opracowanie analiz oraz projektów założeń planów rozwoju miasta i gminy,
4) planowanie, finansowanie oraz realizacja inwestycji gminnych,
5) opracowanie założeń do planów zagospodarowania przestrzennego oraz nadzór nad ich realizacją,
6) tworzenie zasobów gruntów pod budownictwo mieszkaniowe,
7) prowadzenie spraw związanych z dokonywaniem zamówień publicznych oraz prowadzenie dokumentacji z organizowanych w tym trybie przetargów.
§ 27
Do kompetencji i zadań stanowiska d/s gospodarki komunalnej i mieszkaniowej oraz drogownictwa należy:
1) zarząd oraz zapewnienie prawidłowego stanu technicznego komunalnych zasobów mieszkaniowych, lokali użytkowych
2) gospodarowanie mieniem komunalnym z wyłączeniem spraw gospodarki gruntami,
3) załatwianie i prowadzenie spraw dotyczących gospodarki mieszkaniowej oraz gospodarki lokalami użytkowymi,
4) opracowywanie programów usług i rozwoju urządzeń komunalnych,
5) organizacja targowisk,
6) planowanie, finansowanie zadań dotyczących modernizacji oraz utrzymania dróg gminnych, ulic, mostów i placów,
7) prowadzenie spraw nazewnictwa ulic, placów oraz numerów porządkowych nieruchomości.
§ 28
Do kompetencji i zadań stanowiska d/s rolnictwa, ochrony środowiska i zamówień publicznych należy:
1) opracowywanie gminnych kierunków rozwoju rolnictwa,
2) ochrona gruntów rolnych i leśnych,
3) prowadzenie ewidencji gospodarstw rolnych,
4) realizacja zadań dotyczących produkcji roślinnej i zwierzęcej,
5) opracowywanie materiałów statystycznych,
6) prowadzenie spraw z zakresu ochrony środowiska,
7) współpraca w realizacji zadań ze spółką z ograniczoną odpowiedzialnością „ Wodociągi gminne”,
8) opracowywanie kompleksowych, rocznych planów gospodarczych gminy,
9) prowadzenie spraw związanych z dokonywaniem zamówień publicznych oraz prowadzenie dokumentacji z organizowanych w tym trybie przetargów.
§ 29
Do kompetencji i zadań stanowiska pracy d/s gospodarki nieruchomościami, melioracji nleży:
1) sprzedawanie, przekazywanie w użytkowanie wieczyste, użytkowanie dzierżawę, lub najem gruntów gminnych,
2) prowadzenie ewidencji gruntów i budynków, podziałów i rozgraniczeń nieruchomości,
3) wnioskowanie o zgodę na przeznaczenie gruntów na cele nierolnicze i nieleśne,
4) współdziałanie w scalaniu gruntów,
5) wywłaszczanie nieruchomości na rzecz gminy,
6) tworzenie zasobów gruntów na cele zabudowy wsi,
7) wykonuje zadania w zakresie rekultywacji i melioracji gruntów,
8) współpraca z gminną spółką melioracyjna,
9) prowadzenie spraw w zakresie gospodarki wodnej, ochrony wód oraz ochrony przeciwpowodziowej.
§ 30
Do zadań i kompetencji stanowiska pracy d/s społeczno obywatelskich i Ochrony Przeciwpożarowej należy:
1) prowadzenie ewidencji ludności, wydawanie decyzji o zameldowaniu i wymeldowaniu,
2) przekazywanie do Centralnego Biura Adresowego danych meldunkowych oraz zawiadomień o zmianie stanu cywilnego, zgonach, zmianach imion i nazwisk oraz obywatelstwa,
3) współpraca z organami policji w zakresie kontroli dyscypliny meldunkowej,
4) prowadzenie kart osobowych mieszkańców i ich aktualizacja,
5) realizacja zadań statystycznych dotyczących ruchu ludności,
6) realizacja zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej.
§ 31
Do zadań i kompetencji stanowiska pracy d/s oświaty, zdrowia, kultury i ewidencji działalności gospodarczej należy:
1) współpraca z organami oświatowymi w zakresie prowadzenia szkół i przedszkoli samorządowych,
2) współpracowanie z placówkami prowadzącymi działalność kulturalną,
3) współdziałanie w rozwoju kultury fizycznej z organizacjami kultury fizycznej oraz udzielanie im pomocy w realizacji zadań,
4) prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej,
5) wydawanie zezwoleń na sprzedaż alkoholu.
6) prowadzenie spraw dotyczących prowadzonej przez Gminę współpracy z zagranicą.
7) prowadzenie współpracy prowadzonej przez Gminę w ramach Międzygminnego Związku Turystycznego „Wielkopolska Gościnna”.
§ 32
Do zadań i kompetencji stanowiska pracy d/s obronnych i ochrony informacji niejawnych należy:
1) prowadzenie spraw wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony,
2) prowadzenie rejestracji przedpoborowych,
3) współdziałanie w prowadzeniu poboru,
4) realizacja zadań obrony cywilnej określonych w odrębnych przepisach.
5) zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
6) ochrona systemów i sieci informatycznych,
7) zapewnienie ochrony fizycznej Urzędu,
8) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji
9) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.
§ 33
Prowadzenie spraw z zakresu administracji publicznej może być powierzone na podstawie Uchwały Rady, organom wykonawczym jednostek pomocniczych oraz organom gminnych jednostek organizacyjnych, określonych w statucie gminy.
Rozdział VIII.
OBSŁUGA PRAWNA URZĘDU
§ 34
Sprawy organizacyjne:
1. Obsługa prawna Urzędu wykonywana jest przez Kancelarię Radcowską, reprezentowaną przez Pana radcę prawnego Dariusza Płociniczaka.
2. Radca prawny podlega służbowo wyłącznie Burmistrzowi.
3. Radca prawny jest niezależny w wydawaniu opinii.
4. Radcy prawnemu zabezpiecza się pełną obsługę administracyjną.
5. Radca prawny przebywa w biurze w określone dni i godziny, które to podaje się do wiadomości wszystkim pracownikom.
§ 35
Zadania ogólne radcy prawnego:
1. Udzielanie opinii i porad oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa.
2. Udzielanie informacji o:
a) zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie działalności tej jednostki,
b) uchybieniach w jej działalności w zakresie przestrzegania prawa i skutkach tych uchybień,
c) uczestniczenie w rokowaniach, których celem jest nawiązanie, zmiana lub rozwiązanie stosunku prawnego.
§ 36
Zadania szczegółowe radcy prawnego:
1. Wydawanie opinii pisemnych w sprawach:
a) projektów uchwał rady gminy, oraz zarządzeń Burmistrza,
b) skomplikowanych,
c) zawarcia umowy długoterminowej lub nietypowej albo dotyczącej przedmiotu o znacznej wartości,
d) rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy bez wypowiedzenia,
e) odmowy uznania zgłoszonych roszczeń,
f) sprawach związanych z postępowaniem przed organami orzekającymi.
2. Reprezentacja przed Urzędem i organami orzekającymi.
Rozdział IX.
TRYB FUNKCJONOWANIA URZĘDU
§ 37
Pracownicy są odpowiedzialni przed Burmistrzem za wykonanie zadań określonych dla poszczególnych stanowisk, a w szczególności za:
- zgodność z prawem opracowanych projektów decyzji,
- przygotowanie projektów zarządzeń, uchwał pod obrady Rady,
- właściwe przyjmowanie i załatwianie interesantów,
- terminowe załatwianie spraw,
- dokładną znajomość przepisów prawnych w zakresie obowiązujących na danym stanowisku pracy.
§ 38
Status prawny pracowników Urzędu określa ustawa z dn. 22 marca 1990r. o pracownikach samorządowych a wymagane kwalifikacje określa Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych.
§ 39
1. Zasady i tryb postępowania z wniesionymi do Urzędu sprawami regulują kodeks postępowania administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczególne dotyczące prowadzenia określonych spraw.
§ 40
zasady przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli w urzędzie Gminy określa załącznik nr 5 do Regulaminu.
Rozdział X.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 41
1. Niniejszy Regulamin Organizacyjny wchodzi w życie z dniem podpisania Zarządzenia i podlega ogłoszeniu w sposób miejscowo przyjęty.
2. Z dniem wejścia w życie niniejszego Regulaminu traci moc Regulamin przyjęty Uchwałą Rady Miasta i Gminy w Jutrosinie Nr XVII/70/96 z dnia 15 lutego 1996 roku.
§ 42
Załączniki nr 1-5 do Regulaminu stanowią jego integralną część.
§ 43
Zmiany Regulaminu następują w trybie wymaganym dla jego wprowadzenia.
Załącznik nr 1 do Regulaminu
Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy
w Jutrosinie
SCHEMAT ORGANIZACYJNY URZĘDU
XXXXX
Załącznik nr 2 do Regulaminu
Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy
w Jutrosinie
Zasady Podpisywania Pism
§ 1
Burmistrz podpisuje:
1. Zarządzenia i regulaminy wewnętrzne.
2. Pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz.
3. Pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie bieżącej działalności Gminy.
4. Odpowiedzi na skargi i wnioski.
5. Decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydania w jego imieniu nie upoważnił kierowników komórek organizacyjnych lub innych pracowników Urzędu.
6. Pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Gminy.
7. Pisma zawierające oświadczenia woli Urzędu jako pracodawcy.
8. Pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji.
9. Odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych.
10. Pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców, zgłaszane za pośrednictwem radnych.
11. Inne pisma, jeżeli ich podpisywanie burmistrz zastrzegł sobie.
§ 2
Sekretarz i Skarbnik podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, nie zastrzeżone do podpisu Burmistrza oraz pisma i decyzje administracyjne w sprawach do których zostali upoważnieni przez Burmistrza.
§ 3
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego podpisuje pisma pozostające w zakresie przypisanych zadań.
§ 4
Poszczególni pracownicy podpisują:
a) decyzje administracyjne w sprawach do których zostali upoważnieni przez Burmistrza,
b) stwierdzenie zgodności z oryginałem,
c) zaświadczenia,
d) potwierdzenia własnoręczności podpisu.
§ 5
Pracownicy przygotowują projekty pism, w tym decyzji administracyjnych, parafują je swoim podpisem umieszczonym na końcu tekstu projektu z lewej strony.
Załącznik nr 3 do Regulaminu
Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy
w Jutrosinie
Zasady planowania pracy w Urzędzie
§ 1
1. Planowanie pracy w Urzędzie ma charakter zadaniowy i służy sprecyzowaniu zadań nałożonych na poszczególne komórki organizacyjne oraz wytyczaniu i koordynacji przedsięwzięć zmierzających do realizacji tych zadań.
2. Przedmiotem planowania pracy w Urzędzie są ważniejsze problemy i zjawiska wymagające podjęcia działań przez Urząd.
3. Planowanie nie obejmuje zadań bieżących o charakterze rutynowym i powtarzalnym.
§ 2
1. Roczny plan pracy Urzędu obejmuje działania poszczególnych komórek organizacyjnych.
2. Projekt rocznego planu pracy opracowuje Sekretarz we współdziałaniu ze Skarbnikiem i pracownikami poszczególnych komórek organizacyjnych.
3. Sekretarz przedkłada Burmistrzowie w terminie do 15 grudnia roku poprzedniego projekt planu pracy Urzędu obejmujący zadania poszczególnych komórek organizacyjnych i zadania nie przypisane określonym komórkom organizacyjnym.
4. Roczny plan pracy Urzędu zatwierdza Burmistrz w terminie do 31 grudnia roku poprzedniego.
§ 3
1. Roczny plan pracy Urzędu jest aktualizowany stosownie do modyfikacji zakresu zadań komórek organizacyjnych wynikających ze zmian stanu prawnego.
2. Aktualizacji rocznego planu pracy Urzędu dokonuje Burmistrz w formie aneksu na wniosek Skarbnika i pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych w porozumieniu z Sekretarzem.
§ 4
Realizację rocznego planu pracy Urzędu kontroluje Sekretarz, który także składa Burmistrzowi pisemne sprawozdanie z jego realizacji w terminie do 15 lutego następnego roku.
Załącznik nr 4 do Regulaminu
Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy
w Jutrosinie
Kontrola wewnętrzna
§ 1
Kontrola wewnętrzna pracowników i poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu dokonywana jest po względem:
a) legalności,
b) gospodarności,
c) rzetelności,
d) celowości,
e) terminowości,
f) skuteczności.
§ 2
Celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalanie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określanie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.
§ 3
1. Postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający bezstronne i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanej komórki organizacyjnej Urzędu lub stanowiska, rzetelne jego udokumentowanie i ocenę działalności.
2. Stan faktyczny ustala się na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego.
3. Jako dowód może być wykorzystane wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem. Jako dowody mogą być wykorzystane w szczególności: dokumenty, wyniki oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych.
§ 4
Kontroli dokonują:
1. Sekretarz Gminy w odniesieniu do samodzielnych stanowisk.
2. Skarbnik Gminy w odniesieniu do referatu finansów.
§ 5
Z przeprowadzonych kontroli sporządza się protokół, w którym odnotowuje się wyniki. Protokół po zakończeniu zostaje odczytany i podpisany przez stronę kontrolowaną i kontrolującą. Treść protokołu zostaje przedstawiona Burmistrzowi, który decyduje o sposobie wykorzystania wniosków i propozycji pokontrolnych.
Załącznik nr 5 do Regulaminu
Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy
w Jutrosinie
Zasady przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli w Urzędzie Gminy.
§ 1
1. Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w kodeksie postępowania administracyjnego i przepisach szczególnych.
2. Pracownicy Urzędu są zobowiązani do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania spraw obywateli kierując się przepisami prawa oraz zasadami współżycia społecznego.
3. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw obywateli ponoszą pracownicy urzędu zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków.
4. Kontrole i koordynację działań pracowników urzędu w zakresie załatwiania indywidualnych spraw obywateli w tym wniosków i interwencji sprawuje Sekretarz Gminy.
§ 2
1. Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez obywateli określa Kodeks Postępowania Administracyjnego oraz przepisy ogólne dotyczące zwłaszcza organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg.
2. Sprawy wniesione przez obywateli do urzędu są ewidencjonowane w spisie rejestru spraw.
3. Sekretarz Gminy prowadzi rejestr skarg i wniosków.
§ 3
1. Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są:
a) udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśnieniu treści obowiązujących przepisów,
b) rozstrzygnięcia sprawy w miarę możliwości na miejscu, a w pozostałych przypadkach określenia terminu załatwienia,
c) informowania zainteresowanych o stanie załatwienia ich sprawy,
d) powiadomienie o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy w przypadku zaistnienia takiej konieczności,
e) informowanie o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżenia od wydanych rozstrzygnięć.
2. Interesanci mają prawo uzyskać informacje w formie pisemnej, ustnej lub telefonicznej.
3. Burmistrz przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek w godzinach od 8,00 do 16,00.
4. Sekretarz Gminy i pracownicy Urzędu przyjmują interesantów również w sprawach skarg i wniosków w godzinach urzędowania.
5. Z przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków sporządzone są protokoły.
§ 4
Kontrolę i koordynację działań poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie załatwiania spraw indywidualnych obywateli sprawuje Sekretarz.
